💡 本篇定位： 這是「活動企劃 AI 技能樹」的第二站——Rundown 除錯與危機沙盤推演。 如果你還沒看過總覽，建議先讀 活動企劃 AI 技能樹； 想從企劃案階段開始的人，請看 企劃案與贊助簡報； 活動結束後的媒體稿與結案報告，請看 場控媒體與新聞稿。
在大型會展、演唱會或是國際論壇的後台，你總是會看到一位戴著耳機、拿著對講機、滿面愁容的場控總監（Show Director）。 他們手上緊抓著那張被視為活動聖經的 Rundown（活動流程表）。這張 Excel 密密麻麻地記錄了 10:00 分誰要上台、燈光哪時候要暗、音樂哪時候要下。
一場完美的活動，不是因為沒出過包，而是因為「他們預想過所有的包」。
然而，人類在設計幾百項流程時，很容易產生邏輯盲點（例如燈光暗了之後，頒獎嘉賓在台上找不到路下來）。這時候，你可以請運算邏輯極為縝密的 AI 來審閱這張生死簿。如果你對 AI 如何協助文書流程化有興趣，那套邏輯同樣能套用在 Rundown 的檢核上。
📋 實戰一：Rundown 的邏輯除錯與時間縫隙抓漏
在正式寄出 Rundown 給所有協辦單位與長官之前，你可以將整個 Excel 流程表匯出為 CSV 或 Markdown，丟給 ChatGPT 進行最後的除錯防線。
📌 實戰 Prompt：致命漏洞勘誤器
身為台灣最資深、舉辦過萬人小巨蛋演唱會的極度嚴格「魔鬼場控總監」。
我上傳了下週六要在五星級飯店舉辦的「大型跨國企業年終晚宴」的完整 Rundown (活動時間流程表)。
請扮演一位極端挑剔的黑臉，用放大鏡幫我檢查這份流程上的「邏輯致命傷」與「潛在災難」。
【重點檢查項目】：
1. 【時間與轉場】：有沒有哪兩個環節排得太近？（例如：19:00 表演團體在主舞台跳舞結束，19:02 直接要長官在同一個台子致詞，請指出這兩分鐘內「清潔舞台汗水與撤換麥克風架」的時間是否被我忽略了？）
2. 【人員動線】：致詞者上台跟下台的動線是否順暢？燈光與音控的 cue 點有沒有邏輯衝突（例如要求全場熄燈，但又要頒發實體紙本獎狀）？
3. 【餐飲上菜】：上菜秀與熱湯的上桌時間，是否剛好卡到了大家必須站起來鼓掌或走動的橋段？
請條列式點出大於 3 個以上最嚴重的「漏洞與衝突點」，並附上你建議在 Rundown 裡插入多少預留時間作緩衝的【解決改善方案】。
[附上 Excel 表格轉出來的流程...]AI 除錯實績： 這招最常抓出的就是「合照完撤除幾十張椅子的時間」以及「貴賓被 cue 到名字時，從最後一排走到台上的步行秒數」這類極度容易導致活動冷場的物理性空白時間。
⏱️ 常見時間縫隙：AI 最愛抓的五大轉場地雷
根據實戰經驗，以下是 AI 審閱 Rundown 時最頻繁標記的轉場漏洞：
| 排名 | 常見地雷 | 通常被忽略的緩衝時間 | AI 建議 |
|---|---|---|---|
| 1 | 合照後撤椅子、換場 | 5～8 分鐘 | 插入暖場 VCR 或音樂橋段 |
| 2 | 貴賓從座位走到台上 | 1～3 分鐘 | 提前安排貴賓至前排就座 |
| 3 | 舞台表演後清潔（汗水、道具） | 3～5 分鐘 | 安排主持人串場互動 |
| 4 | 上菜與站立鼓掌環節衝突 | 整段重疊 | 錯開上菜時段至少 10 分鐘 |
| 5 | 燈光全暗後頒獎嘉賓找不到路 | 30 秒～1 分鐘 | 設置地面導引燈條 |
這些細節在企劃案階段就可以先預留，不必等到 Rundown 定稿才來補救。
🚨 實戰二：墨菲定律的 B 計畫（Plan B 災難沙盤推演）
你把 Rundown 寫得再完美，只要活動在地球上舉辦，墨菲定律就絕對會發生。 「最紅的那位大牌藝人塞在信義路上遲到了 15 分鐘」、「主辦單位的長官突然肚子痛沒出現」、「下大雨戶外音響跳電」。
你可以要求 AI 幫你寫出針對這個活動專屬的「緊急災害應變手冊 (Crisis Management Playbook）」。
📌 實戰 Prompt：突發演習與備用劇本
延續剛才那份晚宴的流程。
這場晚宴有高達 1000 人參與，包含公司最大老闆都在台下。我不容許有任何一秒鐘的冷場。
請幫我針對這三個最可怕的突發災難，分別寫出給台上的「串場主持人」、後台的「音控師」與「舞台遞麥人員」看的三大 SOP (防爆 B 計畫)。
災難一：倒數第二段的高潮表演，主要藝人因為國道連環大車禍，硬生生遲到了 15 分鐘無法上台。
災難二：飯店主舞台跳電，全場一片漆黑長達 3 分鐘。
災難三：長官在致詞時手滑，把價值五萬的水晶獎盃摔破碎了一地。
要求：
- B計畫面臨危機時，不能乾等指示。
- 給主持人：寫出在每個災難發生時，她當下第一時間該講的「幽默圓場台詞（各三句）」，讓危機化為台下掌聲的轉機。拿著這份備援劇本，你的主持人在遇到跳電時，就不會在台上不知所措地尖叫。她可以淡定地說：「看來今晚大家熱情發放的電力，直接把飯店保險絲給燒斷了，大家拿出手機的手電筒，我們來一場浪漫星空夜未眠吧！」
🎯 沙盤推演的層級：從「單點災難」到「連鎖反應」
菜鳥企劃只會想到「藝人遲到怎麼辦」；資深場控會追問「藝人遲到 → 主持人即興拖時間 → 拖太久導致下一段上菜秀冷掉 → 飯店廚房抱怨」這種連鎖反應。
你可以在 Prompt 裡加一句：「請以連鎖反應的方式推演，每個災難至少延伸三層後續影響，並針對每一層都給出應對方案。」AI 會幫你畫出一張完整的災難決策樹，這比你一個人在深夜辦公室苦思要全面得多。
這就是神級 Event Planner 與菜鳥企劃之間最巨大、最值錢的差距。
📊 實戰三：活動後報告自動化——讓 AI 幫你寫結案報告
活動結束不代表工作結束。對甲方或贊助商來說，他們最在意的是一份有數據、有亮點的結案報告（Post-Event Report）。傳統做法是場控人員在活動隔天拖著疲憊的身體，手動彙整簽到率、媒體露出、社群互動數據，通常要花兩到三個工作天。
📌 實戰 Prompt：結案報告骨架生成器
我剛結束一場 500 人規模的企業產品發表會。以下是活動的基本數據：
- 報名人數：620 人，實到：487 人（出席率 78.5%）
- 媒體出席：12 家，產出報導 8 篇
- 社群：活動 Hashtag 觸及 15,000 次，互動率 4.2%
- 滿意度問卷回收 310 份，平均分數 4.3/5
請幫我產出一份給贊助商看的結案報告大綱，包含：
1. 活動亮點摘要（300 字以內）
2. 核心 KPI 達成率表格（對比原始目標）
3. 媒體露出價值換算（以廣告等值計算）
4. 三項「下次可以更好」的改善建議
5. 附件清單建議（該放哪些照片、影片、剪報）這份骨架生成後，你只需要把實際照片和截圖貼進去，就能在活動結束當天交出結案報告——比競爭對手快兩天，甲方的印象分數直接拉滿。想了解更多活動後的媒體稿與公關危機處理，可以搭配服用。
✅ Rundown 防爆自檢清單
在你把 Rundown 丟給 AI 審閱之前，先用這份清單自我檢核，確保 AI 拿到的資料夠完整：
- 時間軸完整：每個環節都有明確的開始與結束時間，不是只寫「約 19:00」
- 負責人標記：每一列都有對應的負責人或單位（主持人、音控、燈光、外場）
- 轉場備註：兩個環節之間有標示「轉場」欄位，即使你覺得不需要
- Cue 點對應：燈光、音樂、VCR 的啟動時間與台上動作有明確對應
- 緩衝時間：至少在三個高風險轉場處預留 3～5 分鐘 buffer
- B 計畫欄位：Rundown 旁邊有一欄「If 出包」的簡要備案
- 聯絡清單：所有關鍵人物的手機號碼在同一張表上，不用另外翻
把這份勾完的 Rundown 連同清單一起丟給 AI，它給你的除錯品質會高出一個檔次。如果你的行政流程自動化已經到位，這些檢核項甚至可以變成自動提醒。
❓ 常見問題 FAQ
Q1：Rundown 格式很複雜，AI 真的看得懂嗎？
看得懂，但你要「翻譯」一下。把 Excel 匯出成 CSV 或用 Markdown 表格貼進去，確保每一列有「時間、環節名稱、負責人、備註」四個欄位，AI 就能精準解析。避免合併儲存格或大量巢狀格式——那是給人類看的排版，不是給 AI 讀的結構。如果你對結構化輸出有興趣，可以參考 Structured Output 的概念。
Q2：AI 產生的 B 計畫會不會太理想化，現場根本用不上？
確實有這個風險。AI 不知道你的場地有幾個出口、後台通道多寬、主持人的臨場反應能力如何。所以正確的用法是：讓 AI 先產出 80% 的框架，再由你這個了解現場的人做最後 20% 的修正。特別是主持人的圓場台詞，一定要讓主持人本人看過、改成她自己的口吻，不然現場講出來會很彆扭。
Q3：一場活動的 Rundown 需要讓 AI 審幾次？什麼時間點審最有效？
建議至少審 三次：第一次是初版完成時（抓大方向邏輯錯誤）；第二次是所有供應商確認後（抓人員動線與設備衝突）；第三次是活動前 48 小時的定稿版（最後一道防線）。第三次審的時候，把前兩次 AI 抓出的修改紀錄也一起附上，讓 AI 確認「之前的坑有沒有真的補好」。
Q4：除了 ChatGPT，還有什麼工具可以輔助 Rundown 管理？
如果你的團隊已經在用 Notion 或 Google Sheets，可以搭配 Make / Zapier 等無代碼工具，設定「Rundown 有更新時自動通知所有相關人員」的自動化流程。更進階的做法是用 AI 搭配即時表單，在活動當天讓各站回報執行狀態，自動比對 Rundown 預定時間與實際時間的落差，產出即時的「延遲警報 Dashboard」。