行政工作裡最讓人崩潰的三件事：1) 開會逐字打會議紀錄、2) 寫一堆格式化的公文、3) 更新永遠跟不上變化的 SOP。AI 能讓這三件事的效率提升 5-10 倍。
💡 本篇定位 這是行政 AI 技能樹的「文書 & 會議」支線。看完你就能告別手動打會議紀錄的日子。
AI 會議紀錄
錄音 → 逐字稿 → 結構化摘要
Step 1：錄音轉文字 使用 Whisper（OpenAI 開源工具）或 Otter.ai 把會議錄音轉成逐字稿。
Step 2：AI 結構化摘要
以下是一場會議的逐字稿。請整理成正式的會議紀錄：
[貼上逐字稿或要點筆記]
會議紀錄格式：
📋 會議資訊
- 日期/時間/地點
- 出席者
- 主席
📝 討論要點（按議程順序）
每個議題包含：
1. 議題名稱
2. 討論重點（3-5 個 bullet points）
3. 決議事項
✅ 行動項目（Action Items）
| 項目 | 負責人 | 期限 |
（從討論中提取所有被承諾的行動）
📌 下次會議
- 日期/時間
- 預計討論議題即時會議筆記
開會時邊聽邊記要點，會後 5 分鐘用 AI 整理：
以下是我的會議潦草筆記：
[貼上你的要點筆記]
請整理成：
1. 正式會議紀錄（格式同上）
2. 行動清單（只列 Action Items）
3. 會議 Email 摘要（寄給所有與會者的 200 字版本）公文撰寫
內部公文
請撰寫一份內部公文/簽呈：
發文者：[部門/姓名]
受文者：[主管/部門]
主旨：[一句話說明]
事由：[為什麼要發這份公文]
需要核准的事項：[具體請求]
格式要求：正式公文格式（主旨、說明、辦法）
語氣：正式、簡潔、邏輯清楚
附件：[如有]Email 模板庫
請為行政部門建立一套常用 Email 模板：
場景 1：通知全公司的活動/政策變更
場景 2：回覆外部詢問
場景 3：催收未交的報表/資料
場景 4：新人報到通知（給各部門）
場景 5：會議改期/取消通知
每個模板包含：
- 主旨行
- 正文（可直接複製使用）
- 可替換的 [佔位符]
- 語氣指引（正式 / 友善 / 緊急）SOP 自動化
SOP 撰寫
請為以下流程撰寫 SOP：
流程名稱：[例如：員工出差報支流程]
適用對象：[全公司 / 特定部門]
流程擁有者：[誰維護這份 SOP]
SOP 內容：
1. 目的（為什麼有這個流程）
2. 適用範圍
3. 定義（專有名詞解釋）
4. 流程步驟（逐步，要能讓新人照著做）
- 每步驟標注：負責人、使用系統、預計時間
- 包含判斷點（如果 A 則做 X，如果 B 則做 Y）
5. 注意事項和例外處理
6. 相關表單和文件
7. 版本紀錄
請用表格和流程圖文字描述呈現舊 SOP 更新
以下是現行的 SOP，請幫我更新：
現行版本：
[貼上舊 SOP]
需要更新的原因：
- [新增了什麼系統/工具]
- [流程有什麼變化]
- [哪些步驟不再適用]
請：
1. 標出修改處（用刪除線 + 新增文字）
2. 更新版本號和日期
3. 在「修訂紀錄」加上這次的變更摘要效率對比
| 文書任務 | 傳統做法 | 用 AI 後 |
|---|---|---|
| 會議紀錄整理 | 30-60 分鐘 | 5 分鐘 |
| 公文撰寫 | 20-30 分鐘 | 3 分鐘 |
| SOP 撰寫 | 半天 | 1 小時 |
| Email 模板庫（10 個） | 2 小時 | 20 分鐘 |
| 舊 SOP 更新 | 1-2 小時 | 15 分鐘 |
文書品質管理：建立部門的 AI 寫作標準
當整個行政部門都開始用 AI 寫公文和會議紀錄時，你會發現一個新問題：每個人寫出來的格式和語氣都不一樣。這時需要建立一套「AI 文書標準」。
建立 Prompt 模板庫
把驗證過、品質穩定的 Prompt 整理成部門共用的模板庫。建議分成以下幾類：
- 會議類：每日站會紀錄、週會紀錄、跨部門會議紀錄
- 公文類：內部簽呈、對外函文、通知公告
- SOP 類：新建 SOP、SOP 更新、SOP 審核紀錄
每個模板要標明「適用場景」、「必填欄位」和「輸出範例」，讓同事可以直接套用，不用每次從頭摸索。
AI 文書的審核清單
在按下送出之前，用這張清單快速檢查 AI 產出的文書：
- 事實正確性：日期、人名、數字是否正確？
- 格式規範：是否符合公司的公文格式要求？
- 語氣適當：正式程度是否匹配受文者的層級？
- 機密保護：是否有不該外流的內部資訊？
- 行動明確：如果涉及任務指派，負責人和期限是否清楚？
養成這個習慣後，AI 文書的出錯率可以控制在極低水準。更多行政自動化的實作，可以參考流程自動化篇。
跨部門會議的進階處理技巧
行政人員最頭痛的會議類型不是部門內部的例會，而是牽涉多個部門的專案會議。這類會議的紀錄難度高，因為每個部門有自己的術語和關注重點，而且行動項目的歸屬常常不明確。
多部門會議的 Prompt 策略
以下是一場跨部門會議的逐字稿，參與部門包含：業務部、工程部、行銷部、財務部。
[貼上逐字稿]
請整理成以下格式：
📋 會議總覽（一句話總結這場會議的核心結論）
📝 按部門分類的討論摘要：
- 業務部提出的需求和承諾
- 工程部的技術評估和回覆
- 行銷部的時程和資源需求
- 財務部的預算評估
⚠️ 跨部門衝突點（不同部門意見相左的地方）
✅ 行動項目（按負責部門分類）
| 項目 | 負責部門 | 負責人 | 期限 | 備註 |這種按部門分類的格式，可以讓各部門主管快速找到與自己相關的部分，不用讀完整份紀錄。對行政人員來說，也省去會後被不同部門追問「我們部門要做什麼」的時間。
會議紀錄的版本管理
另一個常被忽略的問題是版本管理。當會議紀錄發出去之後，總會有人說「這個決議我記得不是這樣」。建議在每份會議紀錄底部加上一個「修訂紀錄」區塊，記錄修改日期和修改原因。AI 可以幫你自動追蹤兩個版本之間的差異，讓修改痕跡一目瞭然。
❓ FAQ
會議錄音需要所有人同意嗎？
建議事先告知所有與會者會議將被錄音（即使只是為了做紀錄）。大部分公司在會議開始時口頭提醒即可。如果是敏感的人事或法律會議，建議不要錄音，改用 AI 整理手寫筆記。
AI 做的 SOP 能直接用嗎？
需要修改。AI 不了解你公司的特殊流程和系統。建議流程：AI 先產出框架 → 你填入公司特有的步驟和系統名稱 → 讓流程使用者審核確認 → 發布。