行政工作有一個特點：很多事情每天/每週/每月都在重複做。核銷單、排會議室、叫便當、訂文具、催報表、發通知……每一件都不難，但加起來佔掉你 60% 的工時。AI + 自動化工具能把這些重複工作從手動變自動。
💡 本篇定位 這是行政 AI 技能樹的「流程自動化」支線。搭配 No-Code AI 工具一起學效果最佳。
費用報支自動化
AI 核銷分類
以下是本月的費用報支明細：
[貼上報支資料]
請幫我：
1. 自動分類每筆費用的會計科目
2. 檢查是否有超過部門預算上限的項目
3. 標注缺少收據或發票的項目
4. 計算個人/部門的月度費用總額
5. 和上月比較的異常項目
6. 生成核銷匯總表（Excel 格式）Zapier 自動化流程
費用報支自動化範例：
| 步驟 | 工具 | 動作 |
|---|---|---|
| 員工填表 | Google Forms | 填寫費用明細 + 上傳收據 |
| 自動分類 | ChatGPT API | 根據描述自動分類科目 |
| 超額提醒 | Zapier | 超過門檻自動通知主管 |
| 彙總報表 | Google Sheets | 自動更新月度報表 |
| 月底通知 | Zapier → Email | 提醒未報支的人 |
排程管理
會議室安排
以下是本週的會議室需求：
[列出需求：時間、人數、設備需求]
可用會議室：
- A 會議室（8 人，投影機）
- B 會議室（4 人，白板）
- C 會議室（20 人，視訊設備）
請安排最佳配置，考慮：
1. 人數和空間匹配
2. 設備需求
3. 避免衝突
4. 留出前後 15 分鐘緩衝
5. 生成行事曆格式的排程表活動籌備清單
請為以下活動建立籌備清單：
活動：[尾牙/員工旅遊/教育訓練/生日會]
日期：[日期]
人數：[人數]
預算：[金額]
場地：[內部/外部]
清單包含：
1. 倒數 4 週 — 要確認的事
2. 倒數 2 週 — 要準備的事
3. 倒數 1 週 — 要落實的事
4. 當天 — 執行清單（精確到小時）
5. 事後 — 要做的收尾工作
每項標注：負責人、預算、deadline庶務採購
定期採購自動化
請根據歷史採購數據，設計一套庶務用品定期採購系統：
每月固定採購品項：
- [品項 1]：月均用量 [X]
- [品項 2]：月均用量 [X]
- ...
請設計：
1. 安全庫存量（不會缺貨但不會囤太多）
2. 建議的採購週期（每月/每兩週）
3. 比價模板（至少比 3 家）
4. 預算控制機制
5. 異常用量預警（某品項突然用很多）供應商管理
請幫我建立供應商評估表：
評估面向（每項 1-5 分）：
1. 價格競爭力
2. 交貨準時率
3. 品質穩定度
4. 售後服務
5. 發票開立配合度
附：評估頻率建議、何時該換供應商日常通知自動化
用 Zapier/Make 設定一次，永遠自動執行：
| 觸發條件 | 自動動作 |
|---|---|
| 每月 1 日 | 發出「上月費用報支截止」通知 |
| 每週五下午 | 發出「下週會議提醒」彙總 |
| 新人到職前 3 天 | 自動發出「新人報到準備」checklist |
| 設備維修申請 | 自動通知維修廠商 + 回覆申請人 |
| 生日當天 | 自動發送生日賀詞 |
效率對比
| 行政任務 | 傳統做法 | 用 AI + 自動化 |
|---|---|---|
| 費用核銷匯總 | 半天/月 | 自動 |
| 會議室排程 | 30 分鐘/天 | 自動 |
| 庶務採購 | 2 小時/月 | 30 分鐘 |
| 各種通知發送 | 30 分鐘/天 | 自動 |
| 活動籌備 | 1 週 | 2 天 |
導入自動化的實務建議：從小處開始
很多行政人員看到自動化的各種可能性會很興奮，想一次全部導入。但根據實務經驗，最容易失敗的就是「一口氣改太多流程」。
三步驟導入法
第一步：盤點最痛的 3 件事（第 1 週）
把你每天花最多時間的重複性工作列出來，選出最痛苦的前三名。通常會是：催人交東西、手動彙整資料、發固定通知。
第二步：先自動化一件事（第 2-3 週）
從前三名中挑「最簡單」的那一件開始。例如每週五的會議提醒，只需要在 Zapier 設定一個排程觸發就好。先讓自己和主管看到成效。
第三步：逐步擴大（第 4 週起）
第一個自動化跑穩了，再處理第二件。每次只加一個新流程，確保前一個穩定運作後再往下走。
說服主管的關鍵數據
如果你的主管對「自動化」這個詞有疑慮，不要跟他談技術。直接算給他看：
- 「我每天花 30 分鐘發通知 × 22 個工作天 = 每月 11 小時。自動化後這 11 小時可以拿來做 ____。」
- 「費用核銷的人為輸入錯誤率約 5%，自動分類後可以降到 1% 以下。」
用時間和錯誤率說話，比任何技術簡報都有效。搭配文書處理自動化一起導入，效果更明顯。
自動化失敗的常見原因
很多行政人員嘗試自動化後又放棄了，不是因為工具不好用，而是因為犯了以下幾個常見錯誤：
- 自動化一個本來就不該存在的流程：先問自己「這件事真的需要做嗎？」如果一個報表從來沒人看，自動產出也是浪費。先精簡，再自動化。
- 沒有設定失敗通知：自動化最可怕的不是出錯，而是出錯了沒人知道。每個自動化流程都應該設定「失敗時通知我」的機制，這在 Zapier 和 Make 中都只需要一步就能設定。
- 過度依賴單一工具：如果你的所有自動化都建在 Zapier 上，一旦 Zapier 漲價或改功能，你就被綁死了。建議核心流程用 Google Apps Script（免費）處理，只在需要跨平台串接時才用 Zapier。
- 忘記定期維護：自動化流程不是「設完就忘」的東西。每季花一小時檢查所有流程是否還在正常運作，特別是在公司更換了系統或調整了流程之後。
避開這些坑，你的自動化成功率會大幅提升。
跨部門溝通的自動化模板
行政人員最耗時的隱藏任務之一，是「幫不同部門之間傳話和追進度」。你可以用 AI 預先建立一套跨部門溝通模板庫：請 AI 根據你公司常見的跨部門需求（例如：請 IT 開帳號、請財務撥款、請法務審合約），產出標準化的申請信範本，包含「需要對方提供什麼資訊」和「預計處理時間」。把這些模板存在共享資料夾或 Notion 中，同事需要時直接填空送出，不用每次都來找你口頭說明。更進階的做法是搭配 Google Forms 收集需求，再用 Zapier 自動發送對應模板給負責部門，完全不需要你手動轉發。這招不只省你的時間，也能減少「資訊在傳遞過程中走樣」的問題——因為每次送出的都是結構化的標準格式，接收方不用猜「到底要我做什麼」。
❓ FAQ
設定自動化需要會程式嗎？
不需要！Zapier、Make 等工具是「拖拉點選」的，完全不用寫程式。學會基本操作大約 1-2 天。一旦設定好，每月可以省下 10-20 小時的重複工作。
自動化會讓行政工作不保嗎？
自動化取代的是「重複性庶務」，但行政工作的核心價值——協調溝通、問題處理、營運支援——反而更被需要。把省下的時間用來做更有價值的事：流程優化、跨部門協作、員工體驗提升。你會從「打雜的」升級為「營運管理者」。