Gemini in Google Docs 中文教學：寫作、改稿與關閉 AI 提示

如果你打開 Google Docs 只想寫文件，卻先看到 Gemini 底部輸入框或「write with Gemini」提示，最務實的處理方式是先分清楚三件事：你要用它寫草稿、只想暫時收起提示，還是希望在 Workspace 層級降低 AI 功能出現的頻率。

Gemini in Google Docs 本身是好用的文件助手：它可以寫新段落、改稿、摘要、整理大綱，也能參考指定的 Drive 檔案。但同一個入口放在寫作畫面中，也會變成干擾。這篇把「怎麼用」和「怎麼收斂」放在一起，讓你能在同一份文件工作流裡做取捨。

先講安全邊界：Gemini 可以加速草稿，不該替你決定事實、責任、價格、法務措辭或客戶承諾。正式文件要保留人工審稿，敏感文件要先看帳號方案、管理員設定、Drive 權限與公司資料規則。

先回答：要用、收起還是停用？

你的狀況	建議動作	注意事項
想用 Gemini 寫草稿、改稿、摘要	保留 Gemini，先從低風險文件測試	用清楚提示詞，並要求它標出假設與需要查證的地方。
只是被底部 AI 提示打斷	先找 Gemini 選單或底部列偏好設定，把 bottom bar 收起或關閉	Google 官方說明提到 Gemini 底部列會自動縮小，也可切到側邊欄；實際選項會依帳號而變。
想減少整個 Workspace 的 AI 智慧功能	到 Gmail 設定中找 Google Workspace 智慧功能（smart features）管理項目	TechCrunch 實測指出可在 Gmail 的「Manage Workspace smart feature settings」調整；企業帳號仍要看管理員政策。
公司準備導入 Docs Gemini	先定義資料分類、審核流程、允許的 Drive 來源與停用路徑	不要讓客戶個資、合約、未公開財務或病歷資料成為第一批測試素材。

對個人使用者，重點是降低干擾並保留可控的寫作輔助。對團隊，重點是讓 Gemini 只能碰適合的文件，並讓審稿者知道哪些內容由 AI 生成、哪些來源真正支持結論。

Gemini in Docs 有哪些入口？

功能	適合任務	使用提醒
Help me write	寫新段落、信件、說明文、提案背景	給它讀者、語氣、長度、必須包含與不能承諾的內容。
Rewrite selected text	改寫、縮短、正式化、條列化	選取文字後要求保留原意，避免日期、價格與責任範圍被改掉。
Ask Gemini 側邊欄（side panel）	在文件旁提問、摘要、整理來源	適合問文件脈絡；高風險結論仍要回到原始來源。
Help me create	從零建立格式化文件	可用 @ 檔名指定 Workspace 檔案，但不要假設它會自動讀所有 Drive 內容。
Drive 來源	讓 Gemini 參考指定文件	先確認你有權使用那些文件，也要檢查生成內容是否真的由來源支持。
bottom bar preferences	收起或關閉底部 Gemini 提示	適合想繼續使用 Docs，但不想一直看到 AI 輸入框的人。

Google 官方說明列出，這些功能需要符合資格的 Google Workspace 或 Google AI 方案；部分功能會受語言、地區、桌面介面、Workspace Experiments 與管理員設定影響。如果你看不到本文提到的按鈕，先確認帳號方案與介面版本，不要把截圖差異當成設定失敗。

想關掉 AI 提示：先分三個層級

1. 只處理 Google Docs 畫面干擾

如果你只是不想在文件底部看到 Gemini 輸入框，先從 Docs 介面內處理。TechCrunch 2026-06-17 的實測路徑是：在文件上方選單點 Gemini，找到 bottom bar preferences，再選擇關閉底部列。Google 官方的 Docs Gemini 說明也寫到，Gemini 底部列預設會自動縮小，並可在底部列與側邊欄之間切換。

這一層適合「我偶爾會用 Gemini，但現在想專心寫作」的人。它不等於關閉整個 Google Workspace 的 AI 功能，也不保證其他 App 不會出現 Gemini 入口。

2. 管理 Workspace 層級的智慧功能

如果你希望降低 Gmail、Docs 等 Workspace 介面中的 AI 與智慧功能提示，TechCrunch 提到可從 Gmail 進入：設定齒輪 → See all settings → 找到 Google Workspace smart features → Manage Workspace smart feature settings。該文指出畫面中有 Workspace 智慧功能與其他智慧功能兩類開關。

這個路徑適合個人帳號或有設定權限的使用者。企業或學校帳號可能由管理員統一控管，使用者看得到的選項會不同。操作前也要注意：關閉某些智慧功能可能影響 Gmail、Calendar、Docs 或其他 Google 產品的自動建議、摘要與個人化體驗。

3. 團隊導入時改用管理員政策

公司導入時，不建議只靠每位使用者自己找開關。比較穩的做法，是先由管理員和資料負責人定義：哪些部門可用 Gemini、哪些文件類型禁止使用、哪些 Drive 來源可加入、對外文件由誰審核、員工要如何回報錯誤輸出。

如果你的團隊正在整理整個 Workspace 的 AI 使用順序，可以搭配 Google Workspace Gemini 選型指南；若主要問題在 Gmail 回覆與摘要，也可以先看 Gemini in Gmail 中文教學。

寫新內容怎麼問？

不要只輸入：

幫我寫企劃書。

比較穩的寫法是把任務、讀者、語氣、限制與不可改動資訊一次講清楚：

請替這份 Google Docs 補上一段「專案背景」。

目的：說明公司為什麼要導入 AI 會議紀錄工具。
讀者：公司主管與部門窗口。
語氣：專業、務實，不要誇大。
長度：約 300 字。
必須包含：目前痛點、導入目的、預期節省時間、需要注意的資料風險。
不能承諾：尚未確認的採購時程、實際省下的人力成本、資安審查結果。

Google 官方提示建議用明確指令。對 Docs 來說，好的提示詞通常會包含三個元素：文件目的、讀者情境、需要遵守的邊界；模糊問題很容易得到空泛草稿。

改稿怎麼用最穩？

選取一段文字後，可以要求 Gemini 重新表達、縮短、加細節、變正式、變輕鬆、條列化或摘要。這很適合處理內部草稿。

常用提示詞：

請保留原意，把這段改得更清楚、更適合對主管報告。
不要改動日期、金額、客戶名稱與責任範圍。

請把這段縮短成 5 個條列，每點不超過 25 字。
保留原本的限制條件與風險提醒。

請檢查這段是否有語氣過度承諾的地方，並提供修正版。
把需要人工確認的事實列在最後。

改稿時，最重要的是告訴它「哪些東西不能變」。日期、價格、法律條款、責任範圍、客戶名稱、產品功能狀態，這些都不能讓 AI 自行潤飾到失真。

Help me create 適合什麼？

Help me create 是用來從零建立格式化文件。Google 官方說明列出，它可以建立提案、專案追蹤、腦力激盪文件、部落格、新聞稿、活動簡介、菜單、家庭通訊、旅遊行程等。

它適合這種任務：

請建立一份 2026 年 AI 工具導入提案。

文件需包含：
1. 專案背景
2. 目標
3. 導入範圍
4. 工具比較表
5. 資料風險與控管
6. 三個月時程
7. 成效指標
8. 需要主管確認的問題

如果要讓它參考既有 Workspace 檔案，可以用 @ 檔名加入相關文件。Google 的 Help me create 說明提醒，除非你明確用 @ 指定，否則不要假設它會自動納入 Workspace 檔案或網路搜尋結果。

使用 Drive 來源時要注意什麼？

Google Docs 的 Gemini 可以參考指定 Drive 檔案，適合處理：

• 根據會議記錄寫摘要。
• 根據產品規格寫客服回覆。
• 根據研究資料寫提案。
• 根據過去文件統一語氣。

提示詞範例：

請根據我加入的來源文件，整理這份提案需要補強的三個地方。

請分成：
1. 來源明確支持的內容
2. 來源沒有提到但提案聲稱的內容
3. 建議補充的資料
4. 需要人工確認的風險

這裡的重點是把「來源明確支持」和「AI 推論」分開。文件看起來完整，不代表每句話都有來源。正式提案、合約、政策與客戶文件要回到原始檔案逐項核對。

隱私與資料邊界怎麼檢查？

Google 的 Workspace Gemini 資料保護說明強調，Workspace 內容仍受既有隱私承諾與資料控制保護。對使用者來說，這不代表任何文件都適合拿來試 AI。你還是要先判斷文件的資料等級。

文件類型	建議做法
內部會議摘要、公開活動文案、一般草稿	可先用 Gemini 生成或改寫，再由人確認。
客戶個資、合約、報價、未公開財務	先確認公司政策與權限，通常不該成為第一批測試素材。
醫療、法律、資安事件、員工資料	由專責人員決定是否可用；Gemini 只能輔助整理，不能替代責任判斷。
對外公告、新聞稿、投資人文件	可用來產生草稿，但發布前要查證來源、語氣、承諾與法律責任。

如果你要在公司內推廣 Gemini in Docs，請先做一頁簡單規則：哪些文件可以用、哪些禁止、哪些需要主管或法務審核、錯誤輸出怎麼回報。這份規則比多背幾個提示詞更重要。

Google Docs、Gemini Canvas、NotebookLM 怎麼分工？

任務	建議工具	原因
寫正式文件、提案、會議記錄	Google Docs	文件會留在正式協作與權限流程中。
產生可編輯草稿或創作工作區	Gemini Canvas	適合發散與快速改版，不一定是最後交付文件。
多份來源研究與引用	NotebookLM	更適合把來源、筆記與引用拆清楚。
單次問答與改寫	Gemini、ChatGPT 或 Claude	適合快速探索，但要把正式內容搬回文件流程。
團隊協作審稿	Google Docs	留下留言、版本與責任紀錄。

如果你的工作主要是多份 PDF、研究資料或逐段引用，先看 NotebookLM PDF 研究教學 會更適合。若你在做大綱、草稿與創作迭代，Gemini Canvas 教學 會比直接在正式文件裡反覆生成更自由。

7 天試用與關閉清單

1. Day 1：確認帳號與語言 — 檢查是否有合格 Google Workspace 或 Google AI 方案，功能是否支援你的語言與桌面介面。
2. Day 2：只測低風險草稿 — 用內部公告、會議摘要或提案背景測 Help me write。
3. Day 3：測改稿邊界 — 選取段落要求改寫，同時明確列出不能改的日期、金額與責任範圍。
4. Day 4：測 Drive 來源 — 加入一份來源文件，要求 Gemini 分出來源支持、推論與待查證內容。
5. Day 5：檢查底部列與側邊欄 — 決定保留、移到側邊欄，或從 bottom bar preferences 收起提示。
6. Day 6：檢查 Workspace 智慧功能 — 到 Gmail 設定確認 Google Workspace smart features 的可見選項；企業帳號要請管理員確認政策。
7. Day 7：回看文件品質 — 統計哪些任務真的省時，哪些內容仍需要大量重寫，哪些資料不應再交給 AI 處理。

這份清單的目標，是讓你知道 Gemini in Docs 對自己的文件工作是否有幫助，同時保留一條清楚的降噪或停用路徑。

FAQ

Google Docs 裡的 Gemini 可以完全關掉嗎？

個人帳號可以先從 Docs 的 Gemini 選單與 bottom bar preferences 處理底部提示，再到 Gmail 設定中檢查 Google Workspace smart features。企業或學校帳號可能由管理員控管，使用者可見選項會不同。若你只想減少畫面干擾，先收起底部列；若要調整整個 Workspace 的 AI 智慧功能，請檢查帳號層級設定與管理員政策。

Gemini in Google Docs 可以寫中文嗎？

可用性依功能、帳號方案、地區、語言與 Workspace 設定而變動。中文使用者可以先用低風險文件測試，並以 Google 官方支援語言與產品介面為準。

Gemini 會自動讀我所有 Drive 檔案嗎？

不要這樣假設。使用來源時，應明確加入相關檔案，並確認帳號權限、文件用途與公司資料規則。生成內容也要回到來源檢查，避免把 AI 推論當成來源事實。

Google Docs 裡的 Gemini 可以取代編輯嗎？

不能。它可以加速草稿、改寫與摘要，但正式文件仍需要人檢查事實、語氣、責任、來源、權限與可發布性。

參考來源

• Google Docs Editors Help：Write & edit with Gemini in Docs
• Google Docs Editors Help：Create documents with Gemini in Google Docs
• Google Docs Editors Help：Gemini in Docs, Sheets, Slides, Vids, & Forms
• Google Docs Editors Help：Learn how Gemini in Gmail, Calendar, Chat, Docs, Drive, Sheets, Slides, Meet & Vids protects your data
• TechCrunch：How to turn off AI in your Google Docs

結論

Gemini in Google Docs 值得學，因為它就在文件工作現場：寫段落、改稿、摘要、整理來源，都能少開一個工具。但如果 AI 提示打斷寫作，先把底部列收起，再檢查 Workspace 智慧功能與管理員政策。

真正穩的用法，是把 Gemini 放在草稿與整理階段，讓人類保留最後的事實查證、責任判斷與發布決策。當你能清楚說出哪些文件可用、哪些功能要關、哪些內容必須人工確認，Gemini in Docs 才會成為助力，並且降低新的干擾。