[!TIP] 💡 本篇定位 這是「公部門 AI 技能樹」系列中，聚焦文書產出的實戰篇。 如果你還沒看過整體框架，建議先讀 公部門 AI 技能樹總覽；想了解如何用 AI 處理民眾陳情，請參考 市政信箱自動化。
剛考進公部門體系的基層新人，遇到的第一個震撼教育往往是：「長官把你的公文初稿退件十次」。
在公務體系，文字有嚴格的層級對稱與慣用語。什麼時候該用「函復」、對上級機關要用「請鑒核」、對下級機關要用「請查照」。這需要極長的學習曲線，而且稍有不慎就會被批註「語氣不當」。
你可以利用 「少樣本提示法（Few-Shot Prompting）」，將幾篇過去被長官盛讚的「完美公文範本」餵給大語言模型，讓它學習這套特殊的官場語系，瞬間產出主旨、說明、辦法的完美三段論公函。如果你想更深入了解提示工程的原理，可以參考提示工程完整指南。
💼 實戰一：政府公文的結構化生成
這招非常適合用來撰寫舉辦活動的宣導公函、跨局處的協調信件或是長官的感謝狀。
[!CAUTION] 絕對禁止上傳包含民眾真實個資與機密案號的資料。你只需要請 AI 幫你寫出大綱與官方用語，案號與人名等敏感資訊，請在你下載為 Word 檔後，於沒有連網的辦公室電腦上手動填上。
📌 實戰 Prompt：標準三段論公文撰寫
身為一位台灣某市政府的資深行政科員。
我現在需要撰寫一份發給「市內各大國民小學」的正式公函（由教育局發出：對下級機關）。
【公函目的】：
邀請市內各國小，派員參加下個月舉辦的「校園防災與地震防護宣導研習營」。
請依照台灣現行公文撰寫規範，產出包含「主旨、說明、辦法」三段式的公文草稿。
撰寫要求：
1. 【語氣要求】：官方、莊重且不得有任何口語化詞彙。
2. 對下級機關，請正確使用「請查照」等慣用語。
3. 【內容設定】：請在「說明」段落幫我捏造幾個合理的活動目的（例如極端氣候常態化、提升師生應變能力）；並在「辦法」段落條列出報名期限、報名網址與請假規定（公假排代）。
4. 請留下 [ ] 括號讓我後續自己填寫日期與真實網址，不要亂編假網址。你會驚訝地發現，AI 產出的初稿幾乎有 90% 以上可以直接使用，省下了你在無邊無際的舊檔案夾裡搜尋類似範本的半小時。
📌 進階技巧：跨局處協調函
當你需要發文給「平行機關」時，語氣又不一樣了——既不能用「請查照」（那是對下級），也不能用「請鑒核」（那是對上級），而是要用「請惠予協助」或「請查照辦理」。
在 Prompt 中明確指定發文對象的層級關係，AI 就能自動切換正確的慣用語。這就是提示工程中「給予充分上下文」原則的實際體現。
🎤 實戰二：四平八穩的長官致詞講稿（Speech Writing）
公部門另一個最痛苦的工作，就是幫市長、局長或處長寫各種節慶典禮的「長官致詞稿」。 這種演講不能太活潑搞笑，也不能充滿攻擊性；必須要有在地親切感、要感謝承辦單位、還要扣合市府的終極願景。
📌 實戰 Prompt：長官出席開幕剪綵演講稿
我是市政府秘書處的文膽（Speechwriter）。
明天局長要出席「新建南區銀髮族樂活運動中心」的剪綵開幕典禮。
請幫我為局長撰寫一篇大約 3-5 分鐘可以念完的致詞稿（約 600-800 字）。
講稿架構與要求：
1. 【開場問候】：感謝在場的里長、議員與鄉親長輩。
2. 【破冰與在地連結】：用輕鬆的口吻帶出這座運動中心原來是一片廢棄空地，經過市府三年的努力才完工。
3. 【政策宣導】：趁機說明市府今年極大化推動的「高齡友善城市」願景，強調運動對長輩健康的好處。
4. 【結語感謝】：感謝營造單位與市府同仁，並祝大家中秋佳節快樂。
5. 【語氣】：這是一位 50 歲、作風親民、喜歡用台語開一些小玩笑（但很有分寸）的男局長。請在適當的段落標註（此處可穿插幾句台語問候）。AI 長官生成效果摘要： 「各位議會的大老、咱南區最熱情的里長伯，還有各位鄉親長輩，大家早安、大家好！（此處可穿插台語：大家呷飽未？） 看到大家今天這麼有精神，我心裡真的非常感動。大家還記得嗎？三年前，這塊地還長滿了比人還高的雜草，很多長輩跟我反映說晚上都不太敢經過這裡…」
利用這個框架，無論是區立圖書館開幕、模範母親表揚大會、還是農產品促銷展，你都能在十分鐘內生出一套令人滿意的長官致詞初稿，成為最不可或缺的行政大腦。
📰 實戰三：新聞稿與媒體聲明
公部門的新聞稿有一套約定俗成的寫法：標題要有動詞、第一段就要點出 5W1H、引述首長談話要用「某某局長表示」的固定格式。尤其在危機事件中，一份得體的媒體聲明可以把輿論風向穩住。
📌 實戰 Prompt：正面政績新聞稿
我是市政府新聞聯絡人。
請幫我撰寫一則約 500 字的新聞稿。
【事件】：市府今天正式啟用全國首座「AI 智慧交通號誌系統」，涵蓋市區 30 個主要路口。
【要求】：
1. 標題需有動詞，格式為「○○市率先啟用 AI 智慧號誌 平均通勤時間估降 15%」。
2. 第一段點出人事時地物。
3. 第二段引述交通局長談話（語氣務實、不誇大）。
4. 第三段補充技術說明與未來擴充計畫。
5. 結尾附上新聞聯絡人資訊的格式（留空讓我填寫）。📌 危機聲明的注意事項
當事件是負面的（例如工程延宕、預算超支），Prompt 中要加上「語氣誠懇但不卑微，承認事實但強調改善措施」的指令。AI 在這種場景下特別需要明確的語氣指引，否則容易產出過度道歉或過度強硬的文字。
⚡ AI 輔助 vs. 傳統手工：效率比較表
| 項目 | 傳統做法 | AI 輔助做法 | 節省幅度 |
|---|---|---|---|
| 標準三段論公文 | 翻舊檔 30–60 分鐘 | Prompt 生成 + 人工校稿 5–10 分鐘 | 約 80% |
| 長官致詞稿（800 字） | 構思 + 撰寫 2–3 小時 | Prompt 生成 + 語氣微調 20–30 分鐘 | 約 75% |
| 正面政績新聞稿 | 蒐集資料 + 撰寫 1–2 小時 | Prompt 生成 + 事實查核 15–20 分鐘 | 約 70% |
| 危機媒體聲明 | 多人會稿 3–5 小時 | AI 初稿 + 多輪人工審稿 1–1.5 小時 | 約 60% |
節省下來的時間，可以拿去做更有價值的事——例如和業務科確認政策細節，或是提前讓長官過目修改。
❓ 常見問題 FAQ
Q1：用 AI 寫公文，會不會有洩漏公務機密的風險？
最重要的原則：永遠不要把民眾個資、機密案號、尚未公開的政策細節貼進任何雲端 AI 工具。你應該只讓 AI 幫你處理「格式」與「語氣」，所有敏感欄位留空，在離線環境中手動填入。如果機關有部署地端模型（例如自建的 LLM），則可在內網環境中使用，但仍需遵循機關資安規範。
Q2：AI 產出的公文，長官會不會一看就知道是 AI 寫的？
使用 Few-Shot Prompting 技巧，把過去被核可的範本餵給 AI 學習，產出的風格會非常貼近你們科室的慣用語氣。長官在意的是語氣正確、格式正確、邏輯清楚——AI 初稿通常能達到 85–90% 完成度，你只要做最後 10% 的微調即可。
Q3：致詞稿要怎麼讓 AI 模仿特定長官的說話風格？
在 Prompt 中加入「人設描述」是關鍵。例如：「這位局長 50 歲、作風親民、偶爾用台語開玩笑」。如果你手邊有長官過去的演講逐字稿，可以貼 1–2 段作為範本，讓 AI 學習他的用詞習慣與節奏。這比純粹的指令描述更有效。
Q4：如果我的機關還沒開放使用 ChatGPT 等工具怎麼辦？
越來越多公部門已經在研擬 AI 使用規範。在正式開放之前，你可以先在個人裝置上練習 Prompt 撰寫技巧（用虛擬情境，不涉及真實公務內容），等機關政策開放後就能立即上手。也可以建議主管參考其他縣市的 AI 公文試辦計畫，推動機關內部的制度建立。